电子文件管理研究小报
NO.29
《电子文件管理系统捕获需求规范研究》
导览
本期小报，小编将介绍来自中国人民大学级档案学专业胡雨的硕士学位论文《电子文件管理系统捕获需求规范研究》，其指导老师为刘越男副教授。电子文件管理是当今文件与档案管理领域研究与实践的热点，电子文件的管理通过电子文件管理系统来实现，而将电子文件管理的理论原则转化为系统的功能需求则是实现电子文件信息有效管理和操作的前提。本文以电子文件管理系统功能需求规范中关于捕获功能需求的规定为研究对象（以下简称“ERMS捕获需求规范”），采用文献研究方法、典型案例分析方法以及归纳演绎、统计比照等社会调查方法，对国外ERMS捕获需求规范的制定实践进行分析归纳，为我国电子文件管理系统捕获功能需求的内容设计提供借鉴，并在此基础上对我国电子文件管理系统功能需求标准的制定提出意见和建议。
01
Theresearchbackground
研究背景
02
Theresearchmethods
研究方法
03
Structureoftheorganization
论文结构
04
Featuresandlimitations
特色与局限
01.研究背景
自20世纪80年代后期国际档案界在“机读文件”的基础上提出“电子文件”的概念以来，世界各国积极开展电子文件的研究工作。二十多年来，有关电子文件的研究从最初的概念争论、管理环节研究，到中期的真实性、完整性和元数据研究，再到后期的数字档案馆、电子政务等方面的研究，研究对象日益多样，研究领域不断扩展，研究成果也相当丰硕。如今随着网络与信息技术的发展和应用，电子文件与信息化管理正成为逐步升温的讨论热点。
电子文件的管理通过电子文件管理系统来实现，而将电子文件管理的理论原则转化为系统的功能需求则是实现电子文件信息有效管理和操作的前提。文件档案部门对电子文件管理提出的理论原则、规范标准只有转化为对数据的管理、操作要求，在系统设计开发前转化为具体的功能需求，才能在系统中得以实现。电子文件管理系统的功能需求将对电子文件的质量、凭证作用和法律效力产生决定作用，但目前国内尚没有一套严格针对电子文件管理系统功能需求的标准规范。
本研究的提出基于以下几点：
1、软件系统建设对电子文件管理的最终实现至关重要，脱离软件系统的电子文件管理是不可想象的，电子文件管理最终将依靠以软件为主体的系统来实现。功能需求设计是否全面完善是决定软件成败的关键，一款成功的电子文件管理系统软件必须能够满足用户在电子文件管理方面的各种需求。
2、国际上有关电子文件管理系统功能需求的研究和实践已比较成熟，可供学习与借鉴的经验非常丰富。许多国家政府和国际机构已经制订和公布了电子文件管理系统需求标准规范。国际相关市场也日渐活跃，电子文件管理系统的研制开发逐步成熟，很多知名IT公司也开始进入该市场。
3、国内相关研究和实践才刚刚起步，比较薄弱。这一方面容易导致各实际部门和档案机构在探索电子文件管理方法时由于缺乏上层指导而思路不清、实施不到位，另一方面则使得国内文件/档案管理软件开发商由于缺乏专业指导导致竞争力下降，应对电子文件管理挑战的能力削弱。
4、捕获是目前最为关键的文件（档案）管理功能之一，也是目前国内基层单位最为关心的管理活动，关系到是否能够将有价值的文件纳入档案管理的范畴，是对电子文件实施档案管理的基础。本文的研究对象便是电子文件管理系统功能需求规范中关于捕获功能需求的规定（以下简称“ERMS捕获需求范”）
02.研究方法
本文主要采用了文献调查研究、典型案例分析、内容分析、归纳演绎、统计比照等方法进行研究。
文献类型
文献来源
电子期刊
中国期刊全文数据库（-）
维普中文科技期刊数据库（-）
万方中国数字化期刊群（-）
中文社会科学引文索引（-）
全国报刊索引数据库（-）
中国重要报纸全文数据库（-）
学位论文
中国优秀硕士学位论文全文数据库（-）
中国博士学位论文全文数据库（-）
万方中国学位论文全文数据库（-）
中国国家图书馆学位论文总库
中国人民大学学位论文数据库
会议论文
中国重要会议论文集全文数据库（-）
万方中国学术会议论文文摘数据库（-）
图书
中国图书全文数据库（-）
中国国家图书馆中文普通图书库
中国人民大学图书馆
政策法规
中国法律法规库（-）
文献研究法主要用来收集资料。本研究参考的国内文献主要来源于各大网络数据库和图书馆网站，包括电子期刊、学位论文、会议论文、图书及政策法规等类型（如上表所示）。国外文献则包括国外学术研究成果、相关机构的标准、公司产品技术文献等。案例是将实际经验引入研究的一种工具，是研究者对已有事件的理性反思和提炼理论的实践依据。本研究拟对国际上几个著名的电子文件管理系统功能规范进行重点分析，归纳出通用的电子文件管理系统的捕获功能需求。内容分析、统计比照、归纳演绎都是对案例进行研究的具体方法，前二者主要用于第三、四部分具体需求的总结和提出，归纳演绎则贯穿整个研究，既用来总结经验，又帮助提出建议。
03.论文结构
本文以捕获功能为中心，首先构建了电子文件管理系统捕获功能需求的概念框架，然后在借鉴国际经验的基础上提出了电子文件管理系统捕获功能需求的构想，并对我国电子文件管理系统功能需求标准的制定提出意见和建议。
论文正文结构如下：
第一部分对论文涉及的重要术语名词进行阐释，包括电子文件管理系统、功能需求、捕获以及与捕获高度相关的概念如登记、归档、分类、鉴定、元数据等。重点对捕获一词的概念和范围进行界定，通过分析国际组织和有关国家对捕获的定义以及几个典型案例中捕获一词的用法，提出捕获的定义及其内涵与外延。
第二部分描述国外电子文件管理系统功能需求的研究状况和需求文档的制定情况。首先对DoD、Moreq、PRO、NAA、ARMS这几个典型的电子文件管理系统功能需求规范进行简单介绍和简要分析，在对各案例中有关捕获的规定进行细致比对的基础上，总结出国外电子文件管理系统捕获需求的详细条款，这也是国外电子文件管理系统捕获功能的研究成果。
第三部分着重在我国电子文件管理系统功能需求的制定与实施。一方面，借鉴国外电子文件管理系统捕获需求的具体条款，结合我国电子文件管理实情以及对捕获的理解，提出符合我国实际的电子文件管理系统捕获功能需求；另一方面，通过对国外制定电子文件管理系统功能需求规范的经验的分析总结，对我国电子文件管理系统功能需求标准规范的制定和实施提出意见和建议。
04.特色与局限
本研究的创新点主要体现在以下几个方面：
1、选题新。国内研究电子文件管理系统功能需求的硕士论文非常少，尚无以捕获需求为题的硕士论文。
2、占用材料多为第一手资料，有些是今年年内发布的新版文件，反映了该领域的最新研究成果和研究趋势。在占据第一手材料的基础上，对已经出台的电子文件管理系统功能需求标准规范中有关捕获的内容进行了较为深入的剖析，总结了电子文件管理系统的捕获功能需求。
3、紧密结合国外电子文件管理系统功能需求规范的相关内容，借鉴其有益经验，对我国电子文件管理系统功能需求标准的制定提出了具体详实的建议，填补了该领域研究的空白。
同时，论文也存在一些不足之处。首先，整个研究是建立在对国际知名电子文件管理系统功能需求规范进行分析研究的基础上，笔者开始研究时，借鉴的几个典型案例中，欧盟的Moreq正处于第二次修订阶段的末期，新的修订版本Moreq2拟于年初出台，与此同时，英国国家档案局决定在Moreq2出台后使用这个新的欧洲标准对ERMS进行测试，届时将停止功能需求的使用。如此一来，研究完成时，本文借鉴的几个案例中，一个已被停用，一个则为新版本所取代，这可能会对论文结论产生一定的影响。
其次，由于笔者没有从事相关项目实践的经验和技术背景，论文对大多数问题只进行了较为抽象的概念、功能原理等方面的分析和研究，提出的一些设想和建议没有接受过实践的检验。再次，笔者对软件市场的了解不多，对其研究不够深入，也没有对国内现有的一些电子文件管理系统进行研究和评论。另外，对捕获功能需求的总结必然存在一定的误差，文献收集可能仍然不够全面等等。从这些方面来看，这项研究还有许多工作可做。
