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近日，中国核动力研究设计院二所发布了科技档案系统（老档案系统）下线停用的通知，所有档案业务全部迁移至新文档管理系统。标志着二所正式迈入“文档一体化”的全生命周期管理新起点。

二所科技档案系统自上世纪九十年代开始投入使用，运行至今已过去了二十多年，在功能、界面、维护等方面滞后于实际使用需要。建设文档管理新系统的需求日益迫切。在档案信息化建设的总要求下，年4月，二所档案管理新系统建设项目正式启动。

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小红帽攻关小组

项目成立之初，组建了“小红帽攻关小组”，小组成员由4名档案组女同志和1名计算机组男同志组成。所谓“隔行如隔山”，刚开始，4名来自档案专业和图书馆专业的女同志由于不懂计算机程序开发，提出的方案总是不如人意。为啃下这块“硬骨头”，她们下班之后“补课”学习相关知识，充分理解最新的技术和程序开发逻辑。随着一个个复杂的技术逐步弄懂吃透，最终攻关小组提出了完全符合二所实际情况的“以项目管理为中心”的技术方案。

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磨刀不误砍柴工

建设新系统的当务之急就是明确需求。为深入了解需求，攻关小组在全所进行了多轮全方位的深层次调研。调研范围覆盖二所机关职能部门、专业研究科室在内的各层次用户，进行访谈共40余场，发放并回收调查问卷余份。接着，对二所文档管理的各环节进行了全面梳理，结合实际工作经验，以需求为导向，搭建系统框架、细化功能模块，全组成员分工合作，最终形成了一本足足有多页的系统详细设计书。新系统的建设参考国际通用的OAIS(开发档案信息模型)模型，以实现文档一体化管理为目标，将项目管理的思想融入其中，业务范围覆盖了文件产生、分发、流转、加工、归档到销毁或永久保存的全生命周期。因此，在系统建设过程中需要协调的部门和人员非常广泛。在二所各级领导的支持下，档案组充分利用所内协调会，将系统设计中的重要技术及管理问题与十几个相关部门负责人进行了重点协调，其中与所办、科办、质量科、组织人事科等部门一把手协调会就进行了10余次，有力地推进了系统建设的进展，并保证了系统在各方面的规范性和权威性。

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全新升级只为优质服务

新系统在安全控制、在线编辑、搜索引擎等关键技术点上都实现了升级。其中，原系统的数据迁移由于数据量大、数据异构等问题，成为了一个难以攻克的关卡。档案组中主要负责数据迁移的是一位新晋的母亲——张迪文。自她产假归来后就立刻投入到新系统建设的工作中，一般无二地专注在岗位上。她说：“新系统就像我的另一个孩子一样”。通过总结多年的工作经验，积极与系统开发团队进行沟通，档案组最终讨论形成了一套可行性强、规范程度高的数据迁移方案。新系统同时在档案利用方面，创新性地提出了“项目团队授权”，将项目文档使用权限的颗粒级精确到项目团队中的每一名成员，授权深度细分为“查看条目”和“查看内容”两个层次。一方面对项目文档的利用权限起到控制作用，另一方面最大程度减少审批流程，在保证档案信息安全的前提下，为各级用户提供全面、优质、高效的信息服务。年7月，历时两年多，经过上百次讨论会、协调会，无数次测试和修改，新的文档管理系统正式投入运行。新系统实现了对电子文件和档案的前端控制和全程管理，在全院率先实现了“文档一体化管理”，创新了档案管理的模式。同时，还创新性的提出多项措施，不仅提升了科研项目文件的流转效率，提高了便捷性，更是规范和加强了质量的管理。新系统全面上线，是核动力院档案管理新模式探索的重要标志，也标志着二所档案信息化建设进入了一个新的重要里程碑。杨静邱实张华

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