文章来源：中华医学科研管理杂志
作者：黄庆喜
摘要目的：研制科研项目时间管理的信息化系统，促进科研项目高效率的时间管理。
方法：构建采用信息化管理系统的科研项目时间管理模式，利用WBS分解科研任务，使用甘特图标注和直观展现项目时间与工期，设计项目时间管理的计算逻辑与流程。
结果：信息化管理处理繁杂的资料与数据，降低了科研管理人员的工作负担，提高了管理效率。
结论：科研项目的时间管理对促进项目开展和按期结题非常重，信息化管理系统的研发具有广阔的应用前景。
科研项目的时间管理目的就是利用项目管理中的相关技术促进科研项目资源优化，有序开展，进而确保项目任务能够按期完成[1,2,3,4,5,6]。而当前科研项目管理的一大难题就是项目常有始无终：不少项目立项后迟迟不能开展，进度缓慢，到期无法顺利结题，这在一定程度上损坏了项目负责人所在管理单位的科研管理信誉[7,8,9]。一个重要原因就是科研管理部门有时也无能为力：由于科研项目众多，且逐年累积，科研管理部门虽然发文督促项目完成，并进行年度中期检查，但效果仍旧不能令人满意。因此，确保科研项目按期完成，必需使用专业的项目管理技术，这就是项目的时间管理。而科研项目的时间管理的实现离不开现代化的信息化管理手段[10,11,12,13,14]，采用局域网或内网、手机APP等"互联网＋技术"，配合项目时间管理的相关软件、云平台可以有效实现对科研项目的时间管理，督促项目按期开展，同时也实现了项目的实时检查与控制。设计用于科研项目时间管理的信息化系统，有助于提高科研管理效力，减轻科研部门的工作负担。
1时间管理信息系统的总设计1.1网上填报系统设计
本系统包含了项目立项信息发布，项目负责人填写项目基本信息，上报项目任务书，项目计划进度，项目阶段成果进展信息，项目经费实时情况，项目阶段验收，系统双向反馈和验收结果实时公示等。
立项信息发布：项目申报信息，含申报信息发布、申请书、申请指南，申报截止时间提醒等功能；项目立项信息，含立项失败专家反馈意见，立项文件扫描件，立项经费与匹配经费明细等。
项目基本信息：由项目负责人或成员填写已立项项目的基本情况，包括项目经费使用预算表，项目成员信息，项目任务书，项目预期成果与完成时间等。
项目进度计划：通过对项目研究任务进行细分、分工后，结合年度完成时间制定进度计划。与项目申请书略有区别的是，这部分计划应该更为详细、精准。
项目成果进展信息上报：项目论文、专利完成情况，成果内容上报，项目参与的学术会议情况，项目组举行的学术研讨会情况等。
项目经费管理系统：包括经费的划拨，经费预算明细，经费使用明细等。
项目阶段验收：由项目任务分解后，系统根据项目设定的完成时间，自动提示项目负责人、科研管理人员；项目组需要在截止时间之前上传项目进度情况，如论文、论文录取通知、研讨会情况，实验结果等情况。
系统双向反馈是指向科研管理部门和项目负责人及其成员通过邮件、手机短信等发送提示信息；科研管理部门及时审核项目进展，对存在严重问题的项目还可以在线冻结项目经费等；系统允许项目负责人提出验收延期申请。
验收结果实时公示与干预：各个项目完成情况以完成率的形式在主页公示，对存在问题的项目进行深入检查，发现问题所在，并有针对性的采取管理干预措施，如公示惩罚措施等。
1.2逻辑判断设计
一是对上报资料的初步判断．包括多上传文件资料的格式、大小、数量的要求。例如非WORD、PDF、JPG的上传系统应快速予以驳回。照片清晰度、大小不符合要求的系统可以立即判断。系统需要拒绝非法文档、软件或程序的上传。
其次是对科研经费的逻辑判断。例如开支是否大于阶段预算，输入人员因为笔误填错数据，导致数据过大和单位错误的情况，系统需要及时做出判断并反馈。
第三是对权限的设定与判断。项目组成员与负责人的权限应有区别。当课题组成员在未授权的情况修改课题资料的，应及时通知负责人进行确认。上报资料应通过项目负责人审核后再提交到系统。对于负责人和成员账号密码出现异常的，系统应向相关人员发送短信告知。
2项目时间管理功能的实现项目时间管理最重要的环节就是项目任务的分解，然后才能对每个任务进行排序，工期的预设，以及人力资源的分工。此外，整个系统还可以融入论文重复率检索、实验耗材采购、成果登记等功能。但任务的分解和时间管理技术的运用才是难点和重点所在。
2.1项目分解软件的运用
在项目管理学中，常采用工作分解结构(WorkBreakdownStructure，简称WBS)来分解任务[15,16]。分解一个项目任务可以使用专业的项目管理软件中的任务分解功能，或者使用类似WBSChartPro专业软件进行分解。此外，如果项目不是非常复杂，如大型工程项目等，结构分解图可以用MicrosoftVisio来进行绘制，并整合到系统功能中。
本文以"加味逍遥散临床研究"为例进行科研项目的任务分解。该项目主要任务该科研项目主要研究内容包括：(1)药剂组：药物筛选、药物试制、质量检测、药物制备；(2)实验保障组：医学伦理审批、患者征集筛选、健康志愿者、受试者权益保障；(3)临床试验组：对照组与实验组设置、对照治疗实施、疗效指标采集、治疗评价(含疗效、药物不良反应、依从性评价)、患者满意度调查；(4)成果形成组：试验材料整理、治疗数据收集、统计学分析、论文撰写、投稿与专利申请、成果转化推广。
构建"加味逍遥散临床研究"项目任务分解图如图1所示。
图1"加味逍遥散临床研究"项目任务分解图2.2项目时间与工期管理功能的实现
研究任务分解后，有利于科研团队的分工，特别是工期的确定。每个组的负责人及成员制定自己的任务完成工期与时间表。并通过MicrosoftProject(微软研发的项目管理软件)完成项目任务的工期设定与时间管理，最终可以生成直观的甘特图[17,18,19]。甘特图直观的展示了每个任务开始与结束时间。甘特图通常放置在研究人员办公场所，容易被看见的地方(如墙上、办公桌等)，以时时提醒相关人员注意任务的完成。
各组任务工期的制定(天)相关内容见表1。
我们设该科研项目从年1月1日起开始执行，将各个任务工期与前后逻辑顺序输入MicrosoftProject后可以得到项目时间管理的甘特图(图2，图3，图4，图5)，此甘特图的网络图见图6：
科研项目的任务还可以根据成员承担的分工任务而继续进行更详细的分工。任务一旦详细分解，工期加以匹配，开工时间一旦确定，就可以制作有时间、工期的WBS、甘特图出来，能够直观的展现每个任务的开始与结束时间，同时也方便制作成便签、挂图等放在相关人员的办公场所。如任务有更改、时间由变动时，也可以根据WBS等软件及时进行调整。最终达到了科研项目时间精细化管理的目的。
3系统流程设计系统程序设计的内容除了必须填报的基本资料外，还需要加入科研管理部门及时审核，并根据科研项目团队的工期向相关责任人、科研惯例部门发出提示信息。其中一个科研项目往往采取分组完成的形式，每个组的责任人或与系统联络人要登记其手机号、邮箱等信息；在项目预设的开始时间、项目工期到期前等情况，均应由系统自动发出短息、邮件来通知到项目责任人，以及负责审核的科研管理人员(个人通讯方式也需提前录入)。当每个流程开始后，到了关键步骤时应同时科研管理人员及时进行审核，审核通过则表示上一阶段任务结束；如仍旧存在问题或者未及时完成，则审核不通过，系统自动通知责任人返回重做，直至合格达标。
3.1主要的流程解析
任务填报、任务分解，WBS与甘特图制作，验收合格后表示项目研究工作即将开展。审核不通过，则重新完成。不及时填报任务的项目，有可能耽误其完成时间。
药物组的流程，药物组应在质量检测环节进行审核，因主要是检测药物成分、浓度是否达到基本要求。如试制质量不过关，则重新完成，直至到达理想的药物浓度水平，方可进行制备。
实验保障组，这部分任务应该在全部完成后进行验收，包括通过医学伦理审批、全部受试人员到位，权益保障到位，科研管理部门进行审核，通过表示该阶段任务完成，否则返回进行完善。
临床试验阶段，应在对照治疗结束后，审核疗效或治愈率是否具有先进性，或疗效达到、超过现有治疗方案。审核通过则通知相关责任人，任务结束；否则，返回重做。
成果组的工作，涵盖了试验材料的整理、数据的统计学分析，论文投稿与专利申报等工作。对项目组成果的审查应作为重点，但成果的推广由于难度大，周期长，一般不做硬性要求。
以上流程可能会遇到返工的情况，这样往往就需要增加任务时间，因此在工期预设时可以适当增加时间，而科研项目的完成时间往往是1～3年。
3.2系统流程图设计
用MicrosoftOfficeVisio制作系统流程图见图7。
图7项目时间管理系统的流程图
4讨论4.1系统在网络中的运用模式
本系统可以在单位局域网中运行，也可以在保证安全的情况下接入互联网，防止病毒、黑客的入侵。还可以借助各类云平台实现，如手机APP。整个系统通过测试后不断升级完成。为了确保系统的权威性、保密性，系统管理员应该设置不同的等级与权限。项目负责人及其成员应各自一个登陆账号，可以在电脑、手机上实现对项目的管控与应答，当项目全部完成后，项目责任人和成员的账号应全部作废或部分失效，以防止对科研材料、数据的不当修改。
4.2信息化系统让项目进度管理变得简单有效
通过办公电脑、个人手机即可完成科研项目实施情况和研究成果的上报、汇报、登记。因为便利，所以可以很好的提高科研人员配合科研管理的积极性。同时，科研管理部门也能及时、便捷的掌握全部科研项目的进度情况，使得管理的复杂性和难度都大为降低，也增强了工作人员积极科研管理的乐趣。信息化管理模式目的是将复杂和困难的事情变得简单易行，从而提高科研管理的工作效率。这也是科研项目现代化管理的一个大趋势。
4.3具备人工智能的科研项目信息化管理系统具有广阔的发展前景
本科研项目时间管理的信息化系统本身具有一定的智能化，具有完成复杂的信息搜集与分类处理的功能。如果将智能化运行进行专业升级，引入人工智能，这该系统将具有更加强大的管理功能和市场运用前景。但人工智能的建立基础常常是大数据，就是在原来信息化管理系统的基础上，经过长时间运行后取得大量数据，经过数据的深度挖掘，有望在后期形成具备人工智能算法的先进管理系统。该系统可以延伸或接入到上一级或上几级的科研行政管理系统或全国医疗卫生系统。医院开展现代化的科研项目管理，也便于行政主管部医院的科研情况，医院科研实力等方面的评测。
参考文献：略
